5 aug 2025
De vertrouwde spreadsheet
Excel is voor veel kwaliteitsmanagers het startpunt. Het is overal beschikbaar, flexibel in te richten en ideaal voor het maken van tabellen, berekeningen en checklists.
Maar wanneer kwaliteitsprocessen groeien, komen de grenzen snel in zicht.
De nadelen stapelen zich op
Wat in het begin overzichtelijk voelt, kan na verloop van tijd omslaan in een bron van frustratie.
Enkele veelvoorkomende uitdagingen:
Versiebeheer – meerdere kopieën van hetzelfde bestand zonder duidelijkheid welke actueel is
Foutgevoeligheid – handmatig gegevens invoeren vergroot de kans op typefouten
Beperkte samenwerking – wijzigingen door verschillende mensen tegelijk leiden tot conflicten
Gebrek aan structuur – losse bestanden op verschillende plekken maken het lastig om het geheel te overzien
Geen automatische opvolging – deadlines en acties moeten handmatig worden bijgehouden
Waarom een QMS het verschil maakt
Een digitaal Quality Management System (QMS) is ontworpen om precies deze problemen op te lossen.
Het centraliseert alle kwaliteitsprocessen, documenten en registraties in één omgeving en maakt ze realtime beschikbaar voor het hele team.
Met een QMS kun je:
Documenten centraal beheren met automatisch versiebeheer
Taken en acties toewijzen inclusief automatische herinneringen
Audits voorbereiden en uitvoeren met vooraf ingestelde checklists
Verbeterpunten analyseren met rapportages en trends
Toegang beveiligen en rechten per rol instellen
De overstap: eenvoudiger dan gedacht
Veel organisaties stellen de overstap uit omdat ze bang zijn voor een ingewikkeld implementatietraject.
In de praktijk kan het stapsgewijs:
Inventariseren welke processen nu in Excel staan
Structureren en dubbele informatie verwijderen
Migreren van actuele gegevens naar het QMS
Automatiseren van taken, meldingen en workflows
Conclusie
Excel blijft een krachtig hulpmiddel – voor berekeningen en analyses.
Maar voor het managen van kwaliteitsprocessen is er een effectievere, veiligere en minder foutgevoelige manier.
Een QMS bespaart tijd, vermindert fouten en geeft direct inzicht in waar je staat.
Waarom genoegen nemen met spreadsheets, als er een systeem is dat voor je werkt? Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo en ontdek de mogelijkheden!